Word là công cụ quen thuộc với dân văn phòng, sinh viên hay giáo viên. Tuy nhiên, phần lớn người dùng chỉ khai thác một phần nhỏ khả năng của nó. Nếu bạn thường xuyên soạn báo cáo, hợp đồng hay luận văn, những mẹo sau sẽ giúp tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần.
Đầu tiên, hãy tận dụng Styles thay vì chỉnh thủ công từng đoạn. Khi bạn định dạng tiêu đề, phụ đề hay nội dung bằng Styles, Word sẽ tự động đồng bộ toàn bộ tài liệu. Ngoài ra, bạn còn có thể tạo mục lục tự động chỉ với vài cú nhấp chuột.
Thứ hai, Quick Parts là tính năng “bí mật” giúp bạn lưu trữ các đoạn văn mẫu. Thay vì gõ lại những phần lặp đi lặp lại như chữ ký, địa chỉ công ty hay câu mở đầu, chỉ cần chèn nhanh từ danh sách Quick Parts — cực kỳ tiện lợi.
Nếu bạn hay làm việc nhóm, đừng bỏ qua Track Changes và Comments. Chúng giúp theo dõi, nhận xét và duyệt nội dung trực tiếp trong file. Mọi chỉnh sửa đều hiển thị rõ ràng, giúp người khác phản hồi nhanh hơn mà không cần gửi lại nhiều phiên bản khác nhau.
Một mẹo khác là Find & Replace nâng cao. Không chỉ thay từ, bạn còn có thể thay cả định dạng — ví dụ đổi tất cả đoạn in nghiêng thành in đậm, hay thay mọi số điện thoại theo mẫu mới.
Hãy làm quen với phím tắt, vì mỗi tổ hợp tiết kiệm vài giây. Chẳng hạn, Ctrl+Shift+N để áp dụng Normal style, Alt+Shift+↑ hoặc ↓ để di chuyển đoạn văn, hoặc F7 để kiểm tra chính tả.
Ngoài ra, bạn nên bật AutoSave khi làm việc với tài liệu quan trọng, và lưu ở định dạng DOCX để giảm dung lượng mà vẫn tương thích tốt. Khi in ấn, hãy bật tính năng Print Preview để tránh lỗi căn lề hoặc thiếu trang.
Những mẹo này tuy nhỏ nhưng giúp quá trình viết và chỉnh sửa nhanh gọn, chuyên nghiệp và ít sai sót hơn — đặc biệt khi bạn làm việc với tài liệu dài hoặc có nhiều người tham gia.
Tại sao chọn chúng tôi ❤️
Thiết kế web chuẩn giao diện và trải nghiệm người dùng
Ứng dụng xu hướng mới vào thiết kế web
Đội ngũ chăm sóc khách hàng giàu kinh nghiệm, nhiệt tình và tận tâm
Đội ngũ nhân sự trẻ trung, sáng tạo và nhiệt huyết